コロナ禍以降、リモートワークが一般化し、ワークスタイルの1つとして定着しつつあります。その浸透とともにコミュニケーションなどの課題が生まれ、バーチャルオフィスツールの導入を検討する企業も多いのではないでしょうか。

バーチャルオフィスとは？ビデオ会議ツールとの違いは？

バーチャルオフィスとはメンバーが自宅やカフェなどそれぞれ別の場所にいても、まるで実際のオフィスへ出勤し一緒に働いているかのように感じられる、オンライン上の「仮想オフィス」です。

同僚が何をしているかステータスで分かるようになっていたり、チャットや通話で気軽に会議以外のちょっとした会話や相談ごともしやすくなっていたりと、ビデオ会議ツールよりもコミュニケーションを取りやすい仕様のものが多くなっています。

実際のオフィスのようなコミュニケーションが取れることで、リモートワークの課題である孤独感が解消され、帰属意識やエンゲージメント、業務効率化や生産性の向上へと繋がります。

バーチャルオフィスツールの比較検討で見るべきポイントは？

機能や特徴が異なるさまざまなバーチャルオフィスツールから、自社に最適なサービスをどのように選べば良いのでしょうか。ツールを選ぶ際のポイントを解説します。

●基本機能の充実度

まず、web会議機能、資料共有、ステータス表示などといった基本機能がどのくらい充実しているかが比較ポイントのひとつとなります。

コミュニケーションは音声かチャットか、プライバシーへの配慮の具合、多言語対応の可否、画面や資料を共有できる人数に制限はあるか、など使用意図や目的を考慮し、それに合った機能が含まれているかを確認しましょう。

●他ツールとの連携

社内で使用している他のツールとの連携が可能かどうかも重要なポイントです。

連携ができないと二度手間の作業が発生したり、入力・伝達ミスのリスクが高まったりする恐れがあります。

他のツールと連携することで、進捗や状況把握がスムーズになり作業効率が上がるバーチャルオフィスツール選びを意識しましょう。

●使いやすいデザイン

機能面が充分でも使いにくいと感じるツールでは、効率低下に繋がる可能性も。

直観的でわかりやすい、実際のオフィスのようなレイアウトにできる、遊び心のあるオフィスにしてモチベーションを高めたい…など、何を重視するかによって適したツールも変わってきます。

バーチャルオフィスツール7選の特徴や機能、料金を比較！

代表的なバーチャルオフィスツール7つの、特徴と基本機能、料金体系などをご紹介します。

1 oVoice

アバターによってオフィスでのメンバーの動きを把握できるほか、話したい人にアバターを近づけるだけで会話をはじめられるなど、まるでリアルなオフィスにいるような空間が再現されます。

各種外部サービスとの連携も強化され、オフィスとしてだけでなく、ウェビナーなどのイベント開催にも活用されています。

2 Remotty

コロナ禍以前よりリモートワークを導入し、2016年にはオフィスを撤廃。全社員がフルリモートという企業が開発したRemotty。メンバーの顔が見えたり、ステータスを可視化したりと、離れていても一緒に働いている実感が持てる仕様に。GoogleカレンダーやOffice365など様々な他ツールとの連携が可能となっています。

3 Sococo

タブレット端末やスマートフォンでも利用可能なため、リモートワークのメンバーだけでなく、実際のオフィスに出勤中、営業先や出先にいるメンバーなどとも同じ仮想オフィスでコミュニケーションを取ることができます。またZoomをはじめとする使い慣れたweb会議ツールが利用できるため、新たに操作を覚える必要がありません。

4 roundz

「声のバーチャルオフィス」roundzはプライバシーに配慮し、コミュニケーション機能は音声のみ。設定したキーを押せばボイスチャットがスタートでき、テキストチャットよりも素早く、ビデオ通話やweb会議よりも気軽に、メンバーとのやり取りができます。画面共有やステータス確認など、コミュニケーションや業務を円滑にするための機能は揃っています。小さくシンプルで操作が直観的な画面は、作業を進めながらコミュニケーション不足を解消したい場合におすすめです。

5 Gather

Gatherの特徴はまず、遊び心溢れる昔のゲーム風なアバターや世界観です。

髪型や服装などをカスタマイズできるアバターは、モーションや表情も豊富で、RPGのようにメンバーを引き連れて歩くこともできます。オフィスレイアウトにはテンプレートもあり、屋上では焚火の音が、海では波の音が楽しめるといった遊び心溢れる仕様に。観葉植物に水をあげられたり、鳥を呼んだりと、コミュニケーションゲームのような要素も持ち合わせています。

アバターを近づけることで会話ができる点も、ゲームのようで気軽に話しかけ易そうです。

6 Oasis

社員の行動ログデータが閲覧できたり、人事・経理・ITサポートなどフロア内ですぐに相談できるサポートデスクの設定があったりと、リモートワークにおける人材オンボーディングに活かせる仕様が特徴的です。新入社員・中途社員の困り感を解消して帰属意識を高めるとともに、就労状況の見える化によって勤怠管理や他メンバーとの交流具合などを企業側も把握できるため、人材育成のサポートに役立ちます。

7 Remo

認識しやすいデザイン性の高さと柔軟なレイアウトが可能で、オフィスだけでなくイベントなどにも活用されているRemo。個室会議室としての社員間の会話から、イベント時には自由にテーブル間をアイコン移動させ、複数や1対1での対話も楽しめるほか、全体に向けてのプレゼンテーションやアナウンスなど、様々な場面に応じてコミュニケーション形式が選択できます。

「チームでの会議や作業が多い」「ウェビナーやイベントを定期的に開催する」「リモートワーク、出先、出社とメンバーの働き方がさまざま」などといった自社の環境と、優先すべき条件や機能をよく照らし合わせ、フィットするバーチャルオフィスツールを選ぶようにしましょう。

ほとんどのサービスが無料トライアルを設けているので、気になるものから実際に使ってみて検討してみるとより確実ですね。

<引用/参考元>

・oVice Magazine　おすすめバーチャルオフィスツール10選！選び方のポイントもご紹介

・oViceホームページ

・Remottyホームページ

・Sococoホームページ

・roundzホームページ

・Gatherホームページ

・oasisホームページ

・Remoホームページ