他社ではどう対応している？ コロナ禍で多様化する社内イベント
【目的別】コロナ禍でもできる社内イベントとは？
入社式や忘年会、社員旅行をはじめとする各種社内イベントは
「社員間の交流を深めコミュニケーションを促す」
「帰属意識を高め業務へのモチベーションをアップする」
「経営理念やビジョンを浸透させる」
など、従業員のエンゲージメントを高めることに一役買っています。
ここ近年では新型コロナウイルス感染症の影響により、延期や中止、縮小を余儀なくされたものが多かったようです。
しかし長引くコロナ禍のリモートワークなどで、コミュニケーション不足や帰属意識の希薄化が問題視されるようになり、多くの企業がコロナ禍でも効果的な社内イベントの実施を模索するようになりました。（※1）
コロナ禍においても開催できるものには、目的別に次のようなイベントがあります。
【社員間交流、コミュニケーションの促進】
リモート花見・納涼会、忘新年会
リモート部活・朝活
リモート飲み会・懇親会、オンラインランチ会
オンライン海外旅行、グランピング・キャンプ社員旅行
みんなでソロキャンプ、リモート焚火
リモートゲーム大会（謎解き、ビンゴ、ジェスチャーゲーム等）
【モチベーションアップ】
オンライン入社式
オンライン社員総会、表彰式
ウェビナー、オンライン講座
オンラインチームビルディング
オンラインファミリーデー
【経営理念、ビジョンの浸透】
オンライン社員総会、表彰式
オンライン周年イベント
リモートタウンホールミーティング
zoomなどのオンライン会議システムが普及したことにより、オンラインでの開催や、リアルとオンラインを交えたハイブリットなど、社内イベントの新たな形が広まってきています。
企業が開催した社内イベント、オンライン・オフライン事例
実際に企業がコロナ禍で行った社内イベントの事例をご紹介します。
＜オンライン海外旅行＞
京都のシステム開発企業、株式会社KYOSOは社外に常駐する業務が多いため、社員間の交流が少ないことが課題でした。数年に一度行っていた社員旅行を、コロナ禍で中止にするのではなくオンライン海外旅行へと変更。
現地のガイドとリアルタイムでライブ中継し、質問などは随時チャットで行いながら観光します。オフラインでは一度に訪れることは難しいトルコとケニアの2ヵ国の旅先と、多くの従業員が参加しやすいようそれぞれ別の日程を用意。両日参加、家族同伴可能で、旅のお土産も郵送されるように手配しました。
＜オンライン部活＞
オリジナル化粧品の開発・販売を行う株式会社ランクアップには、コロナ以前から多くの部活動があり、活動費として1人2,000円の補助が支給されていました。コロナ禍のリモートワークでは、部活動もオンラインで再開しました。
「ワイン部」では全員が同じワインを購入し、リモートで味わい語り合う活動をしています。「パン部」はオンラインパン作りを開催。「手芸部」の活動には従業員の母親や子ども達も参加するなど、オフラインではあり得なかった盛り上がりを見せているようです。
＜オフラインで開催したイベント＞
- 方針発表会を少人数の幹部で開催
- 社員旅行を少人数のグループで日程をずらして実施
- 社員旅行をグランピングにして各テントを定員の半数で利用。施設の貸し切りエリアなどを活用することで他の宿泊者との接触を回避。
など、オフラインでのイベントでは感染対策を徹底した企業が多かったようです。（※2）（※3）
コロナ禍で社内イベントを企画する際のポイント
従来のイベント時のポイントに加え、オンラインでの開催やリモート参加のイベントを企画する際には、以下のような点を意識することで成功へと近づきます。
●飽きさせない工夫と事前のチェックや準備を入念に
オンラインの場合、リアルに比べて参加者の集中力が途切れやすくなります。
開催時間をリアルよりも短くする、休憩をこまめに入れる、主催者側からの一方的な内容にならないよう双方向での交流を意識する、といった注意が必要です。
また、事前にコンテンツ内容やタイムスケジュールを参加者へ共有しておきましょう。
オンライン会議システムなどのツールや配信環境をチェックしておき、必要であれば参加者との事前テストや説明の場を用意しましょう。
主催者側は会話のきっかけとなる話題の引き出しを増やしておくと、スムーズに進行しやすくなります。
●食事、物品、会場の準備はオンラインサービスを利用すると効率UP
オンラインでのお花見や忘新年会、懇親会、ランチ会など、食事やお酒が各自必要となる企画ではデジタルギフトの活用がおすすめです。
ファーストフードやピザのデリバリー、お酒のギフトやコンビニで使えるクーポンなど、参加者へメールやSNSでURLを送るだけで手配が完了。
さらにイベントで景品が必要な場合にも、人気の高いAmazonギフトカードなどをデジタルギフトで送ることができます。
※AmazonはAmazon.com, Inc. またはその関連会社の商標です。
また、忘新年会の形式を「従来の対面形式で行いたい」「オンラインのみ」「どちらも併用する」といずれの場合にも対応した、幹事代行サービスを行う企業も出てきています。
感染対策に配慮した会場探しから当日の運営まで任せられるので、大人数の場合には利用してみるのも手でしょう。
従来とは違った形態でのイベント開催など新しい試みのときこそ、明確な目的を掲げて共有することで、参加者も一緒に作り上げる社内イベントにすることが大切です。
ぜひ主催者・参加者双方が一丸となって楽しめるイベントにしていきたいですね。
<引用先>
※１：PR TIMESテレワークで「会社の方向性を伝えにくくなった」が79.1%、そのうち95.7%が社員のエンゲージメント低下を実感（『月刊総務』調べ）
※2：産労総合研究所 社内イベントの動向をみる2020年 社内イベント・社員旅行等に関する調査
※3：JTB Think Trunk 社内交流イベントの最新事例！コロナ禍の今こそ考えたいコミュニケーション
<参照ウェブサイト>
・PR TIMES コロナ禍で社内コミュニケーションの希薄化が深刻【社内オンラインイベント】社員に向けた感謝祭をオンライン開催オンラインでも社員コミュニケーションを生み出すランクアップ独自の取り組み
・PR TIMES オンラインで手芸部・英語部開催。オンライン部活で社内のコミュニケーション活性化。
・PR TIMES 幹事様のお悩みを解決する『忘新年会パック』リリース
